Бюджет на персонал: как HR спланировать ФОТ и расходы на людей и защитить их перед финансистом

Самая частая ошибка начинающего — умножить штатное расписание на двенадцать месяцев и прибавить процент индексации. Так выглядит бюджет компании, где все вакансии закрыты 1 января, а оклады повышены в тот же день. Финансист такую цифру режет не глядя. Защитить удаётся бюджет, построенный от людей и дат: кто работает сейчас, кто и когда выйдет, с какого месяца меняются оклады.

Из чего складывается бюджет на персонал

Главная статья — фонд оплаты труда (ФОТ): оклады, премии, надбавки, доплаты, сверхурочные, отпускные. НДФЛ отдельной строкой не идёт: он уже внутри начисленной зарплаты, работодатель его только удерживает. Страховые взносы платятся сверху, это обычно вторая по величине строка. Взносы на травматизм считают отдельно, их тариф зависит от класса профессионального риска.

Статьи поменьше — подбор (публикации вакансий, базы резюме, агентства), обучение и оценка, льготы (ДМС, питание, спорт), охрана труда (медосмотры, СИЗ), корпоративные мероприятия, HR-сервисы. Многие компании делят бюджет на операционный и инвестиционный. Операционный обеспечивает текущую работу, инвестиционный — проекты с ожидаемым эффектом вроде внедрения электронного кадрового документооборота или программы для руководителей. Проект финансист рассматривает отдельно и ждёт расчёта окупаемости.

Общие правила бюджетирования разобраны в нашей статье для руководителя отдела, здесь — то, что специфично для расходов на людей.

Страховые взносы в 2026 году: строка, которая выросла сама

Общие тарифы установлены пунктом 3 статьи 425 Налогового кодекса: 30 % с выплат в пределах единой предельной базы и 15,1 % сверх неё. Предельная база на 2026 год — 2 979 000 рублей на человека (постановление Правительства № 1705 от 31.10.2025).

Для малого и среднего бизнеса в 2026 году изменилось правило, которое легко пропустить, перенося прошлогодний шаблон. До конца 2025 года любая компания из реестра МСП платила 15 % с части зарплаты сверх полутора МРОТ. С 2026 года, после закона № 425-ФЗ от 28.11.2025, пониженный тариф остался только у тех, чей основной ОКВЭД входит в перечень из распоряжения Правительства № 4125-р и кто получает от этого вида деятельности не менее 70 % доходов. Это пункты 2.4 и 13.3 статьи 427 НК, их разъясняет письмо ФНС: при смене основного ОКВЭД на вид вне перечня право на тариф теряется с 1-го числа месяца изменения, при нарушении условия о 70 % — с начала расчётного периода.

Что это значит в деньгах. Условная компания из реестра МСП, 25 сотрудников с зарплатой 70 000 рублей. МРОТ на 2026 год — 27 093 рубля, полтора МРОТ — 40 639,50 рубля. Если вид деятельности в перечне, взносы за человека — 40 639,50 × 30 % + 29 360,50 × 15 % = 16 595,93 рубля в месяц. Если нет — 21 000 рублей. Разница 4 404,07 рубля на человека, около 1,32 млн рублей в год на 25 человек без повышения зарплат. HR, не сверивший основной ОКВЭД с бухгалтерией, получит перерасход по взносам уже в январе.

Учебный пример: ФОТ от штатного расписания

Ситуация условная. В сервисном отделе 12 ставок инженеров с окладом 80 000 рублей и руководитель с окладом 150 000. Две ставки свободны, новые сотрудники выходят с 1 апреля. С 1 июля оклады индексируют на 6 %, квартальная премия — 10 % от оклада. Компания не относится к МСП, доходы ниже предельной базы, тариф взносов — 30 %.

С премией ФОТ за год — 14 563 560 рублей, взносы — 4 369 068 рублей, всего 18 932 628 рублей плюс взносы на травматизм. Отпускные не прибавляем: они платятся из того же фонда, пока отпуск не требует замены. Расчёт «штатка на двенадцать месяцев с индексацией» дал бы 14 119 200 рублей только по окладам, на 879 600 больше. Увидев завышение, финансист перестанет доверять и остальным строкам.

План-факт: почему недорасход не всегда экономия

По итогам второго квартала факт по окладам — 3 170 000 рублей вместо 3 330 000: один инженер вышел в апреле, второй только в июне. Недорасход — 160 000 рублей. Зато в строке сверхурочных появились 95 000 рублей, которых не было в плане: пока ставка пустовала, заявки закрывали переработками. Чистое отклонение — минус 65 000, но это не «отдел сэкономил».

Отклонение по ФОТ раскладывают на три части: численность (сколько людей работало против плана), ставка (по каким окладам наняли, не пришлось ли поднять предложение) и время (когда случились выход, индексация, премия). Сдвиг во времени деньги не экономит, а переносит. Если финансист захочет забрать «сэкономленные» 160 000, HR показывает: вакансии закрыты, а цена пустой ставки видна по сверхурочным.

Метрики стоимости персонала, которые понимает финансист

Финансовый директор думает долями и удельными величинами. Доля ФОТ с взносами в выручке показывает, растут ли расходы на людей быстрее бизнеса. Затраты на одного сотрудника считают по среднесписочной численности, а не по ставкам: пустая ставка денег не стоит. Доля переменной части ФОТ говорит, какую часть расходов можно сократить вместе с результатом.

Для инвестиционных статей нужен ROI: выгода минус затраты, делённое на затраты. Пусть обучение 12 инженеров работе с новым оборудованием стоит 360 000 рублей, а повторные выезды по тем же заявкам сократились на 540 000 рублей в год. ROI — (540 000 − 360 000) / 360 000 = 50 %. Трудность не в арифметике, а в том, чтобы отделить эффект обучения от других причин, поэтому показатель «до» фиксируют до старта программы.

Как защитить бюджет и что резать в кризис

Защита строится на драйверах: каждая крупная строка привязана к численности, ставке или дате, и видно, какое решение бизнеса стоит за суммой. Заранее подготовьте урезанный вариант и покажите, что из него выпадет: «без двух инженеров растут сверхурочные и срок выполнения заявок». Тогда спорят о приоритетах, а не о доверии.

При сокращении бюджета обычно сначала замораживают вакансии, ограничивают сверхурочные, пересматривают льготы и внешнее обучение, переносят проекты. Сокращение штата экономит не сразу: по статье 180 Трудового кодекса работника предупреждают не менее чем за два месяца, а по статье 178 платят выходное пособие в размере среднего месячного заработка и сохраняют средний заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения, с зачётом пособия. В текущем году сокращение часто выглядит как рост расходов.

С чего начать

Порядок повторяет путь, которым бюджет рождается в компании. Сначала факт и источники данных, иначе план останется догадкой. Затем ФОТ от людей и дат как самая крупная строка. Взносы, остальные статьи и метрики добавляют последними: они считаются от ФОТ и численности.

1. Выгрузите начисления за прошлый год по подразделениям и месяцам и штатное расписание с занятыми и свободными ставками.
2. С бухгалтерией уточните тариф взносов: МСП ли компания, какой основной ОКВЭД, выполняется ли условие о доле доходов.
3. Соберите таблицу ФОТ: строка — ставка, столбцы — месяцы, отдельные ячейки для даты выхода и индексации, суммы — формулами.
4. Добавьте подбор, обучение, льготы и охрану труда с драйверами: число вакансий, людей, стоимость полиса.
5. Ежемесячно сверяйте план с фактом и раскладывайте крупные отклонения на численность, ставку и время.

Для тренировки подойдёт свой отдел или условная компания на 30–50 ставок. Проверка простая: если после смены даты выхода одного сотрудника бюджет пересчитался сам, модель построена верно. Если цифры приходится переписывать вручную, это ещё список, а не бюджет.

Где учиться и что проверить в программе

На курсе «Бюджетирование затрат на персонал» Русской школы управления 16 академических часов дистанционно: модуль о HR-стратегии и модуль о затратах на персонал — бюджетный процесс, кадровое планирование, HR-бюджет в кризис, расчёт и защита операционного и инвестиционного бюджета. Практических заданий в описании нет, ФОТ и план-факт отдельными темами не названы.

У той же школы есть вторая программа на 16 часов с тем же преподавателем и почти совпадающим содержанием. Сравните опубликованные планы до оплаты: различаются они в основном порядком модулей и тем, какие темы названы прямо. Расчёт ФОТ отдельным блоком не указан ни на одной странице — уточните это у школы.

На курсе «Стратегическое бюджетирование расходов на персонал» прямо названы пример расчёта ROI проектов развития персонала и план-фактный анализ, во втором модуле — HR-метрики. Обе программы РШУ стоят 35 000 рублей на дату проверки и заканчиваются удостоверением о повышении квалификации.

Перед оплатой любой программы проверьте три вещи: есть ли расчёт бюджета, который проверяет преподаватель, разбирают ли план-факт на цифрах и учтены ли тарифы взносов текущего года.

Тем, кто идёт к должности директора по персоналу, подойдёт переподготовка: на онлайн-курсе «Директор по персоналу» Московской бизнес академии есть модули «Экономика труда и системы компенсаций» и «Финансовое планирование и бюджетирование в HR», шесть недель практики в «1С:ЗУП 8.3» и итоговый проект. Срок — от 6 до 10 месяцев по тарифу. Кадровое планирование в описании не упомянуто, уточните его по детальной программе.

Чтобы сдать бюджет этой осенью, хватит короткой программы и практики на своих данных. Чтобы руководить HR-функцией, полезнее длинная программа с проектом.

Сравнить школы шире поможет общий рейтинг онлайн-школ с обучением HR-менеджменту и HRBP: он охватывает всё направление, а не только бюджетирование.

Как навык влияет на доход

Отдельной надбавки за умение составлять бюджет на персонал открытая статистика не показывает, поэтому честных цифр здесь нет. Навык отделяет HR-специалиста, который исполняет решения, от того, кто их готовит. Бюджет обычно ведут HR бизнес-партнёр, руководитель HR-функции и директор по персоналу, и навык нужнее всего тем, кто растёт в эти роли.

Рынок своего города проверьте сами: найдите на hh.ru вакансии по запросу «бюджет на персонал» с фильтром по региону и опыту и посмотрите, в каких должностях он встречается. Это предложения работодателей, а не фактические зарплаты. Если вы уже в HR, быстрый путь к новой роли — взять на себя расчёт ФОТ своего подразделения на следующий год и защитить его вместе с руководителем.